Barbara J. Streibel, coach especializada en Liderazgo y Planificación con una amplia experiencia en formar a directivos de cualquier empresa en habilidades personales y directivas, resume en ‘Gestionar reuniones eficaces’ diversos consejos y pautas (con 24 técnicas prácticas para desenvolverse mejor con ellas) para afrontar este desempeño. Una actividad que puede ser tan eficiente como (en algunos casos) no tan operativa.

“Empezar cada reunión con un objetivo y acabarla con un logro” es el punto de partida de la obra que repasa, página a página, cómo comprender la función de cada participante para mejorar la productividad, solucionar los problemas que surjan durante las reuniones, evitar los conflictos interpersonales que restan eficacia a la reunión y aprovechar la tecnología para celebrar reuniones virtuales. Con claves para detectar reuniones improductivas y recomendaciones para solucionarla.

Un conjunto de reflexiones que emplea especial énfasis en pensar con sentido común, para atinar en este ejemplo de trabajo colaborativo, en un recorrido que abarca desde la preparación de las reuniones, cómo iniciarlas, cómo establecer reglas y cómo asignar funciones y responsabilidades. Por supuesto, también se describe cómo realizar el seguimiento de los resultados y, en todo caso, se incide en la relevancia de economizar recursos, en línea con la frase del icónico John Maynard Keynes recogida en uno de los capítulos del libro: “Si algo no vale la pena, no vale la pena hacerlo bien”.

En este esencial proceso para el día a día de las empresas, Streibel recomienda hacerse varias preguntas, como “¿Qué quiero?”, “¿Qué resultado busco?”, “¿Cuál es el mejor modo para conseguirlo?”, “¿Quién es imprescindible?”… cuestiones en un escenario en el que se subraya como fundamental no caer en la rutina (“nos reunimos cada lunes”, “hace dos semanas que no nos reunimos”… todo a su tiempo). Una vez a la mesa, se destacan metodologías como la ‘tormenta de ideas’, los ‘mapas mentales’, los ‘diagramas de afinidad’, etc.

Otro ejemplo a destacar es no caer en la tentación de cumplir con la ‘Ley de Parkinson’: “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, así como la importancia de cruzar datos: cuál es el coste por hora del trabajo de cada empleado/qué se espera conseguir con la reunión. Contribuciones al mencionado sentido común, sobre el que se añaden consejos como tener el orden del día a la vista, asignar funciones (moderación, organización, control del tiempo y responsable, en su caso, del acta), etc. En el caso de la moderación, se apuntan cuatro estilos: “facilitador, colaborador, comunicador, retador”.

También se destaca la importancia, de cara a los directivos, de saber delegar: “Como directivo lo importante no es qué sucede cuando usted está presente, sino qué sucede cuando no está presente” (Kenneth Blanchard, ‘Puttin the One-Minute Manager to Work’). Y, sin duda, la importancia de la colaboración, de la sintonía, como se apunta en palabras de Carolyn B. Thompson (‘Interviewing skills for Managers’): “Una reunión no es más que un montón de cuerpos si no se unen sus mentes”.