¿Las convocatorias de prensa son una buena idea? Es posible que más de una vez te hayas hecho esta pregunta. Son una buena opción, pero dependen mucho del tema, de los portavoces, de los medios a invitar, de la época del año…

Existen tantos factores que, hasta el mismo día, no se sabrá a ciencia cierta si la convocatoria será un éxito o un fracaso. La asistencia de periodistas es primordial para muchas agencias, pero en ocasiones y  por mucho esfuerzo que se ponga, no sale como se esperaba.

¿Qué podemos hacer para conseguir buenos resultados? En primer lugar, no debemos de dejarnos arrastrar por la incertidumbre  Para conseguir buenos resultados, lo importante es tener claro qué queremos contar. Un contenido de valor e interesante siempre será más fácil de “vender” a los medios de comunicación.

Nos tenemos que poner en la piel del periodista: suelen tener poco tiempo, mucho trabajo y numerosas convocatorias en sus bandejas de correo electrónico. En un post anterior, hablábamos de la importancia de atraer la atención de los medios de comunicación. Por ello, a la hora de enviarles la información por escrito no debemos excedernos de las 200 palabras, siendo concisos en nuestros mensajes.

Básicamente, hay que “vender” el tema de una forma que sea interesante para el lector. En pocas frases explica quién está detrás de esta historia y por qué este tema es interesante.

No obstante, como ya hemos comentado, existen otros factores que influyen en los buenos resultados de un encuentro con prensa. Por ello, desde BeConfluence compartimos algunas recomendaciones para conseguir que más medios se interesen por la rueda de prensa:

• Envío de la información y seguimiento. Como hemos mencionado anteriormente, nuestro correo electrónico invitando a asistir a una rueda de prensa tiene que ser sencillo, conciso, claro y corto. En ocas palabras, tenemos que ser capaces de sintetizar el tema del acto y atraer la atención del lector. Desde BeConfluence, recomendamos comenzar a convocar una semana antes y después del primer o segundo día tras el envío de la convocatoria empezar con el seguimiento telefónico. Llamando a los periodistas nos aseguramos si tienen nuestra información, si les encaja el tema o si lo incluyen en las previsiones del día.
• El día es la clave. En muchas ocasiones, se tarda más en decidirse por un día por la semana que convocar a la prensa. ¿Qué día es mejor? ¿Lo hago un martes? ¿Descarto lunes y viernes? Hoy en día, no existe el mejor día para celebrar convocatorias de prensa. Cualquier día puede ser mejor o peor. Todo dependerá de la actualidad mediática. Eso sí, antes de decidirte por un día en concreto, investiga si en esa misma fecha se celebra una feria, un evento de la competencia o cualquier otro acto que pueda ensombrecer el tuyo.
• “Hasta mañana no puedo decirte nada”. Se trata de una de las frases más repetidas en los seguimientos de prensa. Tanto las agencias, como las televisiones y las radios no deciden su asistencia hasta la tarde del día de antes o incluso en el mismo día. Por ello, aconsejamos hacer un seguimiento telefónico a última hora de la tarde o a primera hora de la mañana.

Aplicar estas recomendaciones, puede ayudar a que la convocatoria sea un éxito. Como ya hemos dicho, cuanto más afinado esté el tema y más interesante sea, mayor probabilidad de conseguir buenos resultados.