Nos encontramos ante una crisis, una crisis sin precedentes que ha cambiado el futuro más inmediato.  El Covid-19, pandemia mundial según la OMS, nos obliga a adaptarnos a los nuevos tiempos, pero ¿cómo podemos seguir comunicando las acciones de nuestros clientes? ¿Qué opciones tenemos?

Esta crisis no debe pararnos, sino ayudar a reinventarnos en la forma en la que comunicamos las acciones de los clientes.

¿Cómo podemos hacer comunicación externa?

Se puede continuar trabajando en artículos de opinión y entrevistas. Si bien es cierto que las entrevistas presenciales no son ahora una opción, mediante cuestionario o teléfono podemos informar a los periodistas según sus necesidades o demandas.

Pero ¿qué ocurre con los eventos, charlas o ruedas de prensa que se iban a celebrar? En pocos días se ha visto como los eventos programados con prensa o reuniones con periodistas han sido cancelados por los acontecimientos actuales. Sin embargo, se pueden llevar a cabo a través de herramientas sencillas.

Las ruedas de prensa virtuales o webinars se han convertido en los últimos años en una opción interesante y ahora, más que nunca, han pasado a ser una herramienta necesaria. Al igual que se realizan convocatorias presenciales para presentar algún producto o informe a los medios de comunicación, es posible continuar realizándolas con éxito sin necesidad de desplazamientos. A través de softwares que permiten la conexión de un amplio grupo de personas, es posible continuar comunicando. Para ello, solo basta con enviar una convocatoria a los periodistas seleccionados, indicando cómo conectarse.

Algunas de las herramientas que mejor funcionan para este tipo de conferencias digitales son Google Hangouts, Fuze, WebinarsOnAir o Zoom, esta última permite hasta 100 participantes.

¿Cómo podemos comunicar internamente?

Y desde una agencia de comunicación, ¿cómo podemos organizar el flujo de trabajo desde casa? Existen algunas herramientas que facilitan la consecución de los objetivos de una forma sencilla.

Por ejemplo, Slack, que se puede integrar con Google Drive u Office, permite trabajar y ordenar las tareas por grupos, equipos de trabajo, además de ofrecer chats por temáticas. De esta forma, es muy fácil ordenar el trabajo y tener bajo control las tareas al día.

Por otro lado, si queremos organizar el reparto de tareas de nuestro equipo, a la vez que gestionar el tiempo y hacer un seguimiento de las mismas, existen algunas plataformas muy sencillas de usar que facilitan esta opción. Es el caso de Trello, Asana o Clickup, entre otras.

Asimismo, para trabajar en la nube y a la vez, Google Drive se convierte en una opción ganadora. Gracias a su historial de cambios es posible ver en qué han trabajado otros miembros del equipo, además de crear hojas de cálculo, documentos de texto o presentaciones. Esta misma opción la ofrece Microsoft y su Office 365.

El avance de la tecnología y las ventajas de Internet hacen muy fácil trabajar y comunicar desde cualquier parte del mundo, ya sea desde un despacho, un salón o una habitación. A pesar de la crisis y los acontecimientos inesperados, la comunicación no debe desaparecer sino reinventarse y adaptarse a las nuevas etapas, pues el silencio es la peor de las herramientas.